Was tun wenn ein Inkassoschreiben kommt? Schritt für Schritt

Wichtiger Hinweis vorab

Schritt 1: Ruhe bewahren – du hast Zeit

Ein Inkassoschreiben ist keine Pfändung, kein Gerichtsbeschluss und keine Zwangsvollstreckung. Es ist eine private Zahlungsaufforderung eines Inkassodienstleisters, der für den Gläubiger (oder als neuer Gläubiger nach Abtretung) tätig wird. Die im Schreiben genannte Frist ist in der Regel eine gesetzte Zahlungsfrist des Absenders — keine gesetzliche „Straf-“ oder „Vollstreckungsfrist“. Typisch sind 14 bis 30 Tage: genug Zeit für eine sachliche Prüfung.

Bewahre das Schreiben auf (Scan oder Kopie). Notiere Absender, Aktenzeichen, Forderungsbetrag und Frist — und zahle in diesem Schritt noch nichts.

Schritt 2: Absender prüfen (RDR / Zulassung)

Die geschäftsmäßige Einziehung fremder Forderungen ist eine erlaubnispflichtige Rechtsdienstleistung (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG). Registrierung und Aufsicht liegen seit 1.1.2021 bundeseinheitlich beim Bundesamt für Justiz (BfJ). Das öffentliche Rechtsdienstleistungsregister erreichst du unter rechtsdienstleistungsregister.de.

• •Firmennamen genau wie im Briefkopf notieren (inkl. Rechtsform, z. B. GmbH)
• •Im RDR nach dem Namen suchen — Status „registriert“ und Tätigkeitsbereich prüfen
• •Alternativ: Absender in der Inkasso-Datenbank auf inkassochecker.de nachschlagen oder das Schreiben hochladen

Fehlt die Registrierung oder ist sie widerrufen, darf das Unternehmen die Inkassodienstleistung nicht ausüben. Das heißt aber nicht automatisch, dass die zugrunde liegende Hauptforderung nicht existiert — sie kann beim ursprünglichen Gläubiger weiterbestehen. Sinnvoll: Zahlung an den unregistrierten Absender vorerst nicht leisten, Nachweis verlangen, ggf. BfJ informieren und im Zweifel anwaltlich klären lassen.

Schritt 3: Pflichtangaben nach § 13a RDG prüfen

Seit der Inkassoreform (u. a. § 13a RDG, seit 1.10.2021) müssen Inkassodienstleister Verbrauchern bei der Geltendmachung bestimmte Informationen klar mitteilen. Werden Pflichtangaben nicht ordnungsgemäß erteilt, kann das Auswirkungen auf die Erstattungsfähigkeit der Inkassokosten haben — die Hauptforderung steht und fällt damit nicht automatisch. Ob Kosten im Einzelfall durchsetzbar sind, ist einzelfallabhängig.

• •Name/Firma und Anschrift des Auftraggebers (Gläubigers)
• •Forderungsgrund (bei Verträgen: Gegenstand und Datum des Vertragsschlusses)
• •Bei Zinsen: Berechnung mit Zinssatz und Zeitraum; bei erhöhtem Zinssatz gesonderte Begründung
• •Bei Inkassokosten: Art, Höhe und Entstehungsgrund
• •Bei USt auf Inkassokosten: Hinweis zur fehlenden Vorsteuerabzugsberechtigung des Auftraggebers
• •Bei anderweitig ermittelter Anschrift: Hinweis und Korrekturweg
• •Bezeichnung, Anschrift und elektronische Erreichbarkeit der Aufsichtsbehörde

Schritt 4: Forderung inhaltlich prüfen

Auch ein registrierter Absender bedeutet nicht, dass die Forderung berechtigt ist. Prüfe systematisch:

• •Erkennst du den Ursprungsvertrag oder die Rechnung? Mit wem, wann, worüber?
• •Stimmt die Hauptforderung (ohne Inkassokosten und ohne Zinsen)?
• •Wurden Zahlungen, Gutschriften, Retouren oder Kündigungen berücksichtigt?
• •Wurde die Forderung abgetreten? Dann: Abtretungsanzeige / Nachweis verlangen (§§ 409, 410 BGB)
• •Könnte Verjährung greifen? Regelverjährung oft 3 Jahre (§§ 195, 199 BGB) — Details im Verjährungsrechner und im Ratgeber Verjährung

Kannst du die Forderung nicht zuordnen, fordere Belege an (Vertrag/Rechnung, Mahnhistorie, Abtretungsnachweis). Bis zur nachvollziehbaren Belegung ist Zurückhaltung bei Zahlungen und Anerkenntnissen sinnvoll — das ist aber keine pauschale Zahlungsverweigerung „auf Dauer“.

Schritt 5: Inkassogebühren prüfen

Inkassodienstleister dürfen für die außergerichtliche Einziehung in der Regel höchstens die Vergütung verlangen, die einem Rechtsanwalt zustünde (§ 13e RDG) — oft sogar strenger über die Schwellengebühr. Maßgeblich ist die Geschäftsgebühr Nr. 2300 VV RVG auf Basis der RVG-Tabelle (Anlage 2 zu § 13 RVG). Seit 1.6.2025 gelten die Werte des KostBRÄG 2025.

• •Unbestrittene Forderung, Zahlung binnen zwei Wochen nach erster Aufforderung: oft nur 0,5-Gebühr (Nr. 2300 Abs. 2 VV RVG)
• •Regelfall unbestritten: Schwellengebühr 0,9 — nicht pauschal 1,3
• •Höher als 0,9 (bis 1,3) nur bei besonderem Umfang oder besonderer Schwierigkeit — muss nachvollziehbar sein
• •Auslagenpauschale Nr. 7002 VV RVG: 20 % der Gebühr, höchstens 20 €
• •Umsatzsteuer auf Inkassokosten: oft nicht an den Verbraucher weiterberechenbar, wenn der Gläubiger vorsteuerabzugsberechtigt ist
• •40-€-Mahnpauschale (§ 288 Abs. 5 BGB): nur im unternehmerischen Verkehr (B2B), nicht gegenüber Verbrauchern

Beispiel (Regelfall 0,9, netto, ohne USt): Hauptforderung bis 500 € → Geschäftsgebühr 46,35 € + Auslagen 9,27 € = 55,62 €. Bei 29,90 € Kleinforderung (Sonderstufe bis 50 €) → maximal etwa 34,02 € Inkassokosten. Genau nachrechnen mit dem Inkassokosten Rechner.

Schritt 6: Entscheidung — zahlen, bestreiten, Verjährung, Mahnbescheid

Nach der Prüfung stehen typischerweise diese Wege zur Verfügung:

• •Zahlen: Wenn Hauptforderung und (soweit geschuldet) Kosten nach deiner Prüfung stimmen — per Überweisung mit Verwendungszweck/Aktenzeichen, Beleg aufbewahren. Barzahlung und voreilige Ratenzahlungsunterschriften vermeiden.
• •Schriftlich bestreiten / Nachweise fordern: Wenn die Forderung unklar, unberechtigt oder überhöht erscheint. Kurzer Brief genügt oft; Beweislast für die Forderung liegt beim Gläubiger.
• •Einrede der Verjährung (§ 214 BGB): Nur erheben, wenn die Frist nach den Umständen greifen kann — und aktiv erklären. Verjährte Forderungen erlöschen nicht automatisch.
• •Mahnbescheid: Kommt ein gerichtlicher Mahnbescheid, gilt eine kurze Widerspruchsfrist (in der Regel zwei Wochen ab Zustellung). Ohne rechtzeitigen Widerspruch droht der Vollstreckungsbescheid.

Was du keinesfalls tun solltest

• •Keine Ratenzahlungsvereinbarung unterschreiben, solange du die Forderung bestreitest — das kann als Anerkenntnis wirken und die Verjährung neu beginnen lassen (§ 212 BGB)
• •Keine telefonischen Zusagen („Ich zahle nächste Woche“) ohne schriftliche Klarheit — lieber alles schriftlich
• •Keine Originaldokumente (Verträge, Ausweise) einsenden — nur Kopien/Scans
• •Keine IBAN/Bankdaten herausgeben, wenn du unsicher bist oder zu einer Lastschrift gedrängt wirst
• •Nichts „unter Vorbehalt“ mündlich anerkennen, ohne zu wissen, was du anerkennst

Entscheidungsbaum: Was mache ich als Nächstes?

Orientiere dich an dieser Reihenfolge. Jeder Schritt ist eine Orientierungshilfe — im Zweifel anwaltlich prüfen lassen.

• •A — RDR: Absender registriert? Nein → keine Zahlung an diesen Absender; Nachweise / Gläubiger klären; ggf. BfJ; anwaltlich prüfen. Ja → weiter B.
• •B — Verständlichkeit: § 13a-Angaben und Belege nachvollziehbar? Nein → schriftlich nachfordern / bestreiten. Ja → weiter C.
• •C — Verjährung möglich? Ja → Einrede prüfen (Verjährungsrechner + Ratgeber); nichts anerkennen. Nein / unsicher → weiter D.
• •D — Gebühren plausibel (0,9 / Auslagen / keine USt-Weitergabe ohne Vorsteuer)? Nein → Kosten dem Grunde/der Höhe nach bestreiten; Hauptforderung getrennt betrachten. Ja → weiter E.
• •E — Hauptforderung berechtigt? Ja → zahlen (ggf. nur Hauptforderung, wenn Kosten streitig). Nein / unklar → vollständig bestreiten und Nachweise verlangen.
• •F — Mahnbescheid zugestellt? → Frist notieren, Widerspruch prüfen — nicht die Inkasso-Frist mit der Gerichtsfrist verwechseln.

Praxis-Beispiel: Von Null bis Widerspruch in 5 Tagen

• •Tag 1: Schreiben erhalten, nicht überweisen, Absender und Aktenzeichen notieren, Scan anfertigen.
• •Tag 2: RDR / Inkasso-Datenbank geprüft — Absender registriert.
• •Tag 3: Forderung unbekannt — keine Erinnerung an Vertrag; Belege fehlen (§ 13a unvollständig).
• •Tag 4: Gebühren mit dem Inkassokosten Rechner geprüft — Faktor 1,3 ohne nachvollziehbare Begründung.
• •Tag 5: Kurzer Widerspruch per Einwurfeinschreiben: Forderung dem Grunde und der Höhe nach bestritten, Nachweise und Abtretungsbeleg angefordert, Hinweis auf bestrittene Forderung.

Reaktionsmöglichkeiten und typische Folgen

SCHUFA und Inkasso — kurze Einordnung

Ein bloßes Inkassoschreiben führt nicht automatisch zu einem negativen SCHUFA-Eintrag. Für die Übermittlung von Forderungen an Auskunfteien gelten datenschutzrechtliche Voraussetzungen (u. a. DSGVO und die Regeln für Auskunfteien). Typisch relevant: ob die Forderung bestritten ist, ob sie anerkannt oder tituliert wurde und ob Informationspflichten eingehalten wurden.

Muster: Nachweis anfordern / Forderung bestreiten (Formulierungshilfe)

Versand idealerweise nachverfolgbar (z. B. Einwurfeinschreiben). Kopie und Sendungsbeleg aufbewahren. Wenn ein Mahnbescheid droht oder schon zugestellt ist, zählt die gerichtliche Frist — dann ggf. sofort anwaltliche Hilfe.