Was tun wenn ein Inkassoschreiben kommt? Schritt für Schritt

Schritt 1: Ruhe bewahren – du hast Zeit

Ein Inkassoschreiben ist keine Pfändung, kein Gerichtsbeschluss und keine Vollstreckungsankündigung. Es ist eine private Zahlungsaufforderung eines beauftragten Unternehmens. Die typische Zahlungsfrist beträgt 14 bis 30 Tage – ausreichend Zeit für eine sachliche Prüfung.

Schritt 2: Absender prüfen

Inkassounternehmen benötigen in Deutschland eine Zulassung als Rechtsdienstleister. Diese wird beim Bundesamt für Justiz (BfJ) im Rechtsdienstleistungsregister (RDR) geführt. Ist der Absender dort nicht eingetragen, hat er keine Befugnis zur Forderungseinziehung.

• •Firmenname des Absenders aus dem Brief notieren
• •Rechtsdienstleistungsregister unter rechtsdienstleistungsregister.de aufrufen
• •Suche nach dem Firmennamen – oder alternativ: Schreiben direkt bei inkassochecker.de hochladen

Ist das Unternehmen nicht registriert oder wurde die Zulassung widerrufen, solltest du das schriftlich feststellen und die Zahlung vorerst ablehnen.

Schritt 3: Forderung inhaltlich prüfen

Auch wenn der Absender registriert ist, heißt das nicht, dass die Forderung berechtigt ist. Prüfe folgende Punkte:

• •Erkennst du den Ursprungsvertrag? Wann wurde er geschlossen, worum geht es?
• •Ist die Hauptforderung (ohne Inkassogebühren) korrekt berechnet?
• •Liegen Zahlungen vor, die nicht berücksichtigt wurden?
• •Könnte die Forderung verjährt sein? Die Regelverjährung beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB).

Schritt 4: Inkassogebühren prüfen

Seit der Inkassoreform 2021 sind die Gebühren, die ein Inkassounternehmen zusätzlich zur Hauptforderung verlangen darf, gesetzlich gedeckelt. Die Deckelung richtet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und dem Streitwert.

• •Seit der Inkassoreform 2021 gilt für unbestrittene Forderungen die Schwellengebühr von 0,9 – nicht 1,3. Basis ist seit 1.6.2025 die Anlage 2 RVG (KostBRÄG 2025). Beispiel bis 500 €: Wertgebühr 51,50 € × 0,9 = 46,35 € (Regelfall); × 0,5 = 25,75 € (Sofortzahlung); × 1,3 = 66,95 € (nur bei besonders schwierigem Fall)
• •Auslagen (Nr. 7002 VV RVG): 20 % der Geschäftsgebühr, maximal 20 € – kommen zur Gebühr hinzu
• •Die 40-€-Mahnpauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur zwischen Unternehmern (B2B), nicht bei Verbraucherschuldnern
• •Inkassochecker.de prüft diese Werte automatisch beim Hochladen deines Schreibens

Schritt 5: Entscheidung treffen – zahlen, bestreiten oder ignorieren?

Nach der Prüfung hast du im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

• •Zahlen: Wenn die Forderung berechtigt und die Gebühren korrekt sind – immer per Überweisung, nie in bar, niemals voreilig.
• •Schriftlich bestreiten: Wenn die Forderung unberechtigt, verjährt oder überhöht ist. Schreibe einen kurzen Brief, in dem du die Forderung dem Grunde oder der Höhe nach bestreitest.
• •Auf Mahnbescheid reagieren: Wenn du einen Mahnbescheid erhältst, musst du innerhalb von 2 Wochen Widerspruch einlegen – sonst wird er rechtskräftig.

Was du keinesfalls tun solltest

• •Keine Ratenzahlung unterschreiben, wenn du die Forderung bestreitest – das gilt als Anerkenntnis
• •Keine persönlichen Gespräche am Telefon führen – alles schriftlich
• •Keine Originaldokumente (Verträge, Kontoauszüge) einsenden – nur Kopien
• •Keine Bankdaten herausgeben, wenn du unsicher bist

Entscheidungsbaum: Was mache ich als nächstes?

• •Schritt A: Ist das Inkassounternehmen im RDR eingetragen? → Nein: Zahlung verweigern, BfJ informieren. → Ja: weiter mit Schritt B.
• •Schritt B: Kenne ich die zugrunde liegende Forderung? → Nein: Nachweis anfordern, Forderung bestreiten. → Ja: weiter mit Schritt C.
• •Schritt C: Ist die Forderung möglicherweise verjährt? → Ja: Einrede der Verjährung erheben, nichts zahlen. → Nein: weiter mit Schritt D.
• •Schritt D: Sind die Gebühren korrekt berechnet? → Nein: Gebühren bestreiten, nur Hauptforderung zahlen. → Ja: weiter mit Schritt E.
• •Schritt E: Ist die Hauptforderung berechtigt? → Ja: Zahlen (ggf. unter Vorbehalt). → Nein: Vollständig bestreiten.

Praxis-Beispiel: Von Null bis Widerspruch in 5 Tagen

• •Tag 1: Inkassoschreiben erhalten. Absender notiert, Schreiben aufbewahrt, nicht überwiesen.
• •Tag 2: Absender im Rechtsdienstleistungsregister geprüft – eingetragen, Registrierung aktiv.
• •Tag 3: Forderung geprüft. Ursprungsvertrag unbekannt – keine Erinnerung an einen Vertragsschluss mit dem genannten Unternehmen.
• •Tag 4: Gebühren nachgerechnet – Faktor 1,3 angesetzt, obwohl für einfache Fälle die Schwellengebühr von 0,9 gilt.
• •Tag 5: Widerspruchsbrief formuliert und per Einschreiben versandt: Forderung dem Grunde nach bestritten, Gebühren dem Grunde und der Höhe nach bestritten, Nachweise angefordert.

Reaktionsmöglichkeiten und ihre Konsequenzen

Muster-Widerspruchsbrief (Formulierungshilfe)