Inkassokosten 2026: Was darf das Inkasso verlangen? Vollständiger Ratgeber

Was sind Inkassokosten überhaupt?

Inkassokosten sind die Kosten, die ein Inkassodienstleister dem Schuldner in Rechnung stellt — im Auftrag des Gläubigers. Sie sind nicht die Vergütung des Gläubigers selbst, sondern die Kosten für den Einzug der Forderung durch den beauftragten Dienstleister. Rechtlich handelt es sich um Verzugsschadensersatz nach § 280 Abs. 2 in Verbindung mit § 286 BGB: Der Gläubiger kann als Teil des Verzugsschadens die Kosten ersetzt verlangen, die ihm durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens entstanden sind.

Wichtig zu verstehen: Inkassokosten entstehen nur dann als erstattungsfähiger Schaden, wenn der Schuldner tatsächlich in Verzug war. Kein Verzug bedeutet keine erstattungsfähigen Inkassokosten. Verzug tritt in der Regel durch eine Mahnung ein (§ 286 Abs. 1 BGB) oder — bei bestimmten Forderungen — automatisch nach Ablauf einer kalendermäßig bestimmten Zahlungsfrist (§ 286 Abs. 2 BGB).

Der Schuldner schuldet dem Inkassounternehmen nicht mehr, als das Gesetz dem Gläubiger als Verzugsschadensersatz zubilligt. Die gesetzlichen Obergrenzen der RVG-Tabelle sind daher für alle Beteiligten verbindlich. Überschreitet ein Inkassobüro diese Grenzen, sind die überschießenden Beträge nicht geschuldet.

Rechtsgrundlagen: § 13e RDG, RVG und die Reformen im Überblick

Die maßgeblichen Rechtsgrundlagen für Inkassokosten sind mehrschichtig. § 13e Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) setzt die Vergütungsobergrenze für Inkassodienstleister ausdrücklich fest: Inkassodienstleister dürfen maximal die Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 des Vergütungsverzeichnisses zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (VV RVG) verlangen.

Das Kostenrechtsänderungsgesetz 2025 (KostBRÄG) hat die Grundbeträge der RVG-Tabelle zum 1. Juni 2025 angehoben. Die neuen Tabellenwerte gelten für alle Inkassoschreiben, die ab diesem Datum versendet wurden — und damit für alle aktuellen Forderungen im Jahr 2026.

• •§ 13e RDG: Vergütungsobergrenze für Inkassodienstleister, verweist auf RVG
• •Nr. 2300 VV RVG: Geschäftsgebühr als Berechnungsgrundlage (Gebührenrahmen 0,5 bis 2,5)
• •KostBRÄG 2025: Neue, erhöhte RVG-Tabellenwerte ab 1. Juni 2025
• •Inkassoreform 1. Oktober 2021: Gebührensatz für Inkassodienstleister auf 0,9 gedeckelt (Regelfall)
• •§ 280 Abs. 2, § 286 BGB: Verzugsschadensersatz als materiell-rechtliche Haftungsgrundlage
• •Nr. 7002 VV RVG: Auslagenpauschale (20 % der Gebühr, maximal 20 €)

Die Gebührenstufen: 0,5 — 0,9 — und wann ist mehr erlaubt?

Das RVG kennt für die Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG einen Rahmen von 0,5 bis 2,5. Für Inkassodienstleister gilt nach § 13e RDG jedoch eine klare Einschränkung: Der Regelfall ist der Gebührensatz von 0,9 (sogenannte Schwellengebühr). Ein geringerer Satz (insbesondere 0,5) ist bei sehr einfachen Fällen möglich. Ein höherer Satz als 0,9 ist nur zulässig, wenn die Tätigkeit des Inkassodienstleisters besonders umfangreich oder besonders schwierig war.

In der Praxis begegnet dir fast immer der 0,9-Satz. Der 0,5-Satz taucht gelegentlich bei sehr kleinen oder unstreitigen Forderungen auf. Ein höherer Satz als 0,9 wäre bei standardmäßigem Verbraucher-Inkasso ein deutliches Warnsignal: Das Inkassobüro müsste dann konkret und nachvollziehbar begründen, weshalb die Tätigkeit besonders aufwendig oder schwierig war.

Abzugrenzen ist der Inkassodienstleister vom Rechtsanwalt: Wenn tatsächlich ein Rechtsanwalt mandatiert wurde (das geht aus dem Briefkopf hervor), gilt der anwaltliche Gebührenrahmen nach RVG ohne die Beschränkung auf 0,9. Der Regelfall für Anwälte ist 1,3. Nur wer genau hinschaut, erkennt, ob er ein Inkassounternehmen oder eine Anwaltskanzlei vor sich hat.

Vollständige RVG-Gebührentabelle seit 1. Juni 2025 (KostBRÄG)

Seit dem 1. Juni 2025 gelten die erhöhten Tabellenwerte nach dem KostBRÄG. Die folgende Tabelle zeigt die für Inkassoforderungen relevanten Streitwertbereiche mit den Gebühren für alle drei Sätze. Maßgeblich für den Streitwert ist die Hauptforderung ohne Zinsen und Kosten.

Beispiel zur Anwendung: Du erhältst ein Inkassoschreiben über 320 € Hauptforderung. Der Streitwert beträgt 320 € und liegt damit in der Tabellenstufe "bis 500 €". Die maximal zulässige Inkassogebühr nach dem 0,9-Satz beträgt 46,35 €. Hinzu kommt die Auslagenpauschale sowie gegebenenfalls Verzugszinsen.

Achtung bei Staffelungen: Wenn der ursprüngliche Gläubiger mehrere einzelne Forderungen zusammengefasst hat, können unter Umständen mehrere Streitwertbereiche relevant sein. Im Regelfall ist jedoch die Gesamtforderungshöhe der maßgebliche Streitwert.

Auslagenpauschale: Nr. 7002 VV RVG — maximal 20 Euro

Neben der eigentlichen Geschäftsgebühr darf das Inkassobüro eine Auslagenpauschale nach Nr. 7002 VV RVG geltend machen. Diese Pauschale deckt pauschalisiert Kosten für Porto, Telefon und ähnliche Kommunikationskosten ab. Sie beträgt 20 Prozent der entstandenen Geschäftsgebühr, ist aber auf maximal 20,00 € begrenzt.

Für die meisten Verbraucher-Inkassofälle mit Forderungen bis 500 € liegt die Auslagenpauschale bei 20 Prozent von 46,35 € = 9,27 € — und damit deutlich unter der Maximalgrenze von 20 €. Erst ab einer Gebühr von 100 € (entspricht einem Streitwert über 1.000 €) greift die 20-€-Kappungsgrenze.

Wenn ein Inkassobüro eine Auslagenpauschale von mehr als 20 € ansetzt oder die Auslagen einzeln aufführt und dabei die Pauschale übersteigt, ist das kritisch zu prüfen. Einzeln aufgeführte Auslagen sind nur dann erstattungsfähig, wenn sie tatsächlich entstanden und nachvollziehbar belegt sind.

Umsatzsteuer-Logik: Wann kommt Mehrwertsteuer auf die Inkassogebühren?

Die Frage, ob Umsatzsteuer auf die Inkassogebühren anfällt, hängt ausschließlich vom Gläubiger ab — nicht vom Schuldner. Ist der Gläubiger vorsteuerabzugsberechtigt (also ein Unternehmer, der die bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann), bekommt er die Mehrwertsteuer erstattet. Er hat deshalb keinen Schaden durch die Umsatzsteuer und kann sie nicht als Verzugsschadensersatz verlangen.

Ist der Gläubiger dagegen nicht vorsteuerabzugsberechtigt — klassische Fälle sind Privatpersonen als Gläubiger oder gemeinnützige Vereine — kann er die Umsatzsteuer nicht zurückfordern. Sie ist deshalb Teil seines tatsächlichen Schadens. Der Schuldner schuldet dann den Bruttobetrag (Nettogebühr + 19 % Umsatzsteuer).

• •Gläubiger vorsteuerabzugsberechtigt (gewerbliche Unternehmen, Online-Shops, Mobilfunker, Fitnessstudios): nur Nettogebühr erstattungsfähig
• •Gläubiger nicht vorsteuerabzugsberechtigt (Privatpersonen, gemeinnützige Vereine): Bruttogebühr einschließlich 19 % USt erstattungsfähig
• •Im Regelfall sind gewerbliche Inkassogläubiger vorsteuerabzugsberechtigt — es gilt die Nettogebühr
• •Privatpersonen als Gläubiger (z.B. privater Darlehensgeberm Untermieter): es gilt die Bruttogebühr

Verzugszinsen: § 288 BGB — Berechnung und Höhe

Neben den eigentlichen Inkassogebühren darf der Gläubiger Verzugszinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszinssatz für Verbraucher (B2C) beträgt nach § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Dieser Basiszinssatz wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres angepasst und orientiert sich an den Leitzinsen der Europäischen Zentralbank.

Die Verzugszinsen laufen täglich vom Eintritt des Verzugs (§ 286 BGB) bis zur vollständigen Zahlung. Bei kleinen Forderungen und kurzem Verzugszeitraum sind die Zinsen überschaubar. Bei großen Forderungen oder sehr langem Verzug können sie erheblich sein und die Gesamtschuld spürbar erhöhen.

Verzugszinsen sind zwar grundsätzlich berechtigt, aber nur wenn der Schuldner tatsächlich in Verzug ist. Prüfe daher immer, ob eine ordentliche Mahnung vor dem Verzugseintritt erfolgte oder ob ein kalendermäßiger Verzugseintritt einschlägig ist.

Die 40-Euro-Mahnpauschale: Nur B2B, niemals bei Verbrauchern

§ 288 Abs. 5 BGB sieht eine pauschale Schadensersatzpauschale von 40 Euro vor — aber ausschließlich für Schuldverhältnisse zwischen Unternehmern (B2B). Für Verbraucher (B2C) gilt diese Pauschale ausdrücklich nicht. Das ergibt sich unmittelbar aus dem Gesetzeswortlaut: § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB stellt klar, dass die Pauschale nicht gegenüber einem Schuldner gilt, der Verbraucher ist.

In der Praxis setzen leider viele Inkassobüros diese 40-Euro-Pauschale dennoch in Rechnung — auch gegenüber Verbrauchern. Das ist schlicht rechtswidrig. Du bist als Verbraucher nicht verpflichtet, diesen Betrag zu zahlen, und kannst ihn schriftlich beanstanden.

Gleiches gilt für ähnlich benannte Positionen wie "Mahnkostenpauschale", "Bearbeitungsgebühr" oder "Inkassopauschale", die de facto dieselbe Funktion haben sollen. Wenn solche Positionen in deinem Schreiben auftauchen und du Verbraucher bist, beanstande sie schriftlich.

Was Inkassounternehmen nicht verlangen dürfen

Inkassounternehmen versuchen gelegentlich, Kostenpositionen in Rechnung zu stellen, die gesetzlich nicht zulässig sind. Hier die wichtigsten unzulässigen Positionen im Überblick:

• •40-Euro-Mahnpauschale gegenüber Verbrauchern (§ 288 Abs. 5 BGB gilt nur B2B)
• •Eigene Mahngebühren des Gläubigers zusätzlich zu den Inkassogebühren — nur in engen Grenzen und nur wenn tatsächlich entstanden
• •Recherche- oder Adressermittlungskosten ohne konkreten Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten
• •Fiktive Anwaltskosten: wenn kein Anwalt tätig war, dürfen auch keine Anwaltsgebühren angesetzt werden
• •Doppelte oder mehrfache Inkassogebühren für denselben Vorgang
• •Gebühren über den gesetzlichen Höchstgrenzen der RVG-Tabelle (Streitwert falsch angesetzt oder Satz zu hoch)
• •Inkassogebühren ohne nachgewiesenen Verzug des Schuldners
• •Datenschutz-, Bearbeitungs- oder Verwaltungsgebühren ohne klare gesetzliche Grundlage
• •Auslagenpauschale über 20 € (Kappungsgrenze nach Nr. 7002 VV RVG)

Berechnungsbeispiel 1: 500 Euro Hauptforderung, Privatperson als Gläubiger

Szenario A: Thomas K. hat einem Bekannten 500 € geliehen. Der Bekannte zahlt nach Mahnung nicht zurück. Thomas beauftragt die ForMax Inkasso GmbH mit dem Einzug. Thomas ist Privatperson und nicht vorsteuerabzugsberechtigt. ForMax setzt die Kosten korrekt nach KostBRÄG 2025 an. Der Schuldner war 60 Tage in Verzug (Basiszinssatz angenommen 1,12 %).

In diesem Szenario kommt Umsatzsteuer hinzu, weil Thomas als Privatperson nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Die Mehrwertsteuer auf Gebühr und Auslagen ist Teil seines Schadens und muss deshalb vom Schuldner als Verzugsschaden erstattet werden.

Berechnungsbeispiel 2: 1.200 Euro Hauptforderung, Telekommunikationsanbieter

Szenario B: Sarah M. hat einen Mobilfunkvertrag bei MobiTel GmbH (fiktiv) und zahlt insgesamt 1.200 € Rückstand nicht. MobiTel beauftragt CreditFast GmbH mit dem Inkasso. MobiTel ist als Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt. Der Schuldner war 60 Tage in Verzug.

Hier fällt keine Umsatzsteuer an, weil MobiTel GmbH als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen die Mehrwertsteuer selbst beim Finanzamt zurückfordern kann. Sie ist kein erstattungsfähiger Schaden. Wichtig: Die Auslagenpauschale wird bei 20 € gekappt, obwohl 20 % von 121,05 € = 24,21 € wären.

Bereits bezahlte Inkassokosten zurückfordern

Wenn du Inkassokosten gezahlt hast, die über den gesetzlichen Obergrenzen lagen oder grundsätzlich nicht erstattungsfähig waren, hast du einen Rückforderungsanspruch aus ungerechtfertigter Bereicherung nach § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob du die Zahlung ohne Gegenwehr geleistet hast — du musstest die Rechtswidrigkeit der Forderung nicht kennen.

Der Rückforderungsanspruch unterliegt der regulären dreijährigen Verjährung nach § 195 BGB. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem du gezahlt hast. Um den Anspruch durchzusetzen, musst du nachweisen, dass die Zahlung ohne rechtlichen Grund erfolgte. Hilfreich sind: der Kontoauszug mit Buchungsdatum und Betrag, das ursprüngliche Inkassoschreiben mit der Kostenaufstellung, und eine eigene Berechnung der tatsächlich zulässigen Kosten nach der korrekten RVG-Tabelle.

In der Praxis lohnt sich die Rückforderung vor allem bei größeren Überzahlungen. Bei kleinen Differenzen — beispielsweise 10 bis 20 € — ist der Aufwand oft höher als der mögliche Ertrag. Für erhebliche Überzahlungen bietet die Verbraucherzentrale häufig günstige oder kostenlose Beratung an.

Inkassogebühren vs. Anwaltsgebühren nach der Reform 2021

Vor der Inkassoreform 2021 konnten Inkassodienstleister in bestimmten Konstellationen ähnlich hohe Gebühren wie Rechtsanwälte verlangen. Die Reform hat das grundlegend geändert: § 13e RDG stellt seitdem klar, dass Inkassodienstleister maximal nach dem RVG abrechnen dürfen — und im Regelfall nur mit dem 0,9-Satz statt des für Anwälte üblichen 1,3-Satzes.

Konkret bedeutet das für eine Forderung von 500 €: Ein Rechtsanwalt, der die Forderung außergerichtlich geltend macht, darf im Regelfall 1,3-mal den Tabellenwert ansetzen: 1,3 × 51,50 € = 66,95 € (netto). Ein Inkassodienstleister darf für dieselbe Forderung nur 0,9 × 51,50 € = 46,35 € verlangen. Der Unterschied beträgt rund 20 €.

Wenn ein Inkassodienstleister nach der Reform 2021 noch immer Gebühren auf Basis des 1,3-Satzes in Rechnung stellt, ohne dass tatsächlich ein Rechtsanwalt tätig wurde, ist das nicht mehr zulässig. Prüfe daher sorgfältig: Kommt das Schreiben von einem Inkassobüro oder von einer Rechtsanwaltskanzlei? Nur wenn ein Anwalt tatsächlich mandatiert und tätig wurde, darf der 1,3-Satz oder der anwaltliche Gebührenrahmen angesetzt werden.

Weiterführende Ratgeber zu Inkassokosten