Welche Inkassokosten sind zulässig – und welche nicht?

Inkassokosten sind Verzugsschaden

Inkassokosten sind kein Selbstläufer. Du schuldest sie nur, wenn du dich tatsächlich im Zahlungsverzug befindest (§§ 280, 286 BGB). Verzug tritt in der Regel erst ein, nachdem du gemahnt wurdest – oder 30 Tage nach Zugang einer Rechnung (bei Verbrauchern nur, wenn darauf hingewiesen wurde).

Die Obergrenze: strenger als beim Anwalt

Seit der Inkasso-Reform 2021 (§ 13e RDG) darf ein Inkassodienstleister in der Regel weniger verlangen als ein Rechtsanwalt: Der Regelsatz beträgt 0,9 (Schwellengebühr), während bei Anwälten oft die Mittelgebühr von 1,3 im Raum steht. Nur bei nachweislich besonders schwierigen oder umfangreichen Fällen ist auch beim Inkasso bis zu 1,3 möglich.

• •Sofortzahlung (auf das erste Schreiben): nur 0,5-Schwellengebühr zulässig.
• •Regelfall (unbestrittene Forderung): 0,9 (§ 4 RDGEG i.V.m. Nr. 2300 VV RVG).
• •Ausnahmefall (besonders umfangreich/schwierig): maximal 1,3 – dies ist nicht der Regelfall.
• •Aktuelle Wertgebühren (KostBRÄG 2025, seit 1.6.2025): bis 500 € = 51,50 €; bis 1.000 € = 93,00 €; bis 1.500 € = 134,50 €; bis 2.000 € = 176,00 €.
• •Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG): 20 % der Geschäftsgebühr, maximal 20 € – kommt zur Inkassogebühr hinzu.
• •Pauschale „Kontoführungs-" oder „Bearbeitungsgebühren" zusätzlich zur Geschäftsgebühr sind nicht zulässig.

Keine doppelten Kosten

Schaltet der Gläubiger nacheinander ein Inkassobüro und einen Anwalt für dieselbe außergerichtliche Tätigkeit ein, darfst du dafür nicht doppelt belastet werden (§ 13f RDG). Wird das Inkasso außergerichtlich und der Anwalt anschließend gerichtlich tätig, sind beide Stufen grundsätzlich erstattungsfähig (vgl. BGH VIII ZR 81/21 v. 07.12.2022) – wobei die Geschäftsgebühr auf die Verfahrensgebühr angerechnet wird (Vorb. 3 Abs. 4 VV RVG).

Zusätzlich können Verzugszinsen anfallen: bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Auch diese müssen nachvollziehbar berechnet sein.

So prüfst du die Kosten

• •Hauptforderung, Inkassokosten und Zinsen getrennt betrachten.
• •Prüfen, ob du überhaupt wirksam in Verzug gesetzt wurdest.
• •Die Inkassokosten mit den zulässigen Höchstsätzen abgleichen.
• •Bei überhöhten Posten schriftlich und sachlich widersprechen – die Hauptforderung kann davon unberührt bleiben.

Vollständige Berechnungstabelle: Alle Streitwerte

Rechenbeispiel: Was bei 29,90 € verlangt werden darf

Schritt für Schritt: Eine Hauptforderung von 29,90 € ist eine unbestrittene Kleinforderung bis 50 €. Dafür gilt die Sonderregel des § 13 Abs. 2 RVG: Die 1,0-Gebühr ist auf 31,50 € gedeckelt (Stand KostBRÄG 2025, zuvor 30,00 €) – statt der regulären 51,50 € der Stufe bis 500 €. Regelfall-Gebühr: 0,9 × 31,50 € = 28,35 €. Auslagenpauschale: 20 % von 28,35 € = 5,67 € (unter der 20-€-Deckelung). Gesamte Inkassokosten: 34,02 € netto. Ist der Gläubiger (z. B. ein Streaming-Anbieter) vorsteuerabzugsberechtigt, darf keine Umsatzsteuer aufgeschlagen werden. Das ist der absolute Höchstbetrag – mehr darf das Inkassounternehmen nicht verlangen.

Reform-Chronologie: Was sich wann geändert hat

Mahnkosten des Gläubigers: Was darf aufgerechnet werden?

Neben der Inkassogebühr kann der Gläubiger auch eigene Mahnkosten geltend machen – aber nur in engen Grenzen. Konkret nachgewiesene Aufwände (Porto, Papier) sind erstattungsfähig als Teil des Verzugsschadens. Die 40-€-Mahnpauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt hingegen ausschließlich im B2B-Bereich (Schuldner ist ein Unternehmer). Gegenüber Verbraucherschuldnern ist diese Pauschale nicht anwendbar.