Was macht ein Inkassounternehmen – und was darf es nicht?

Was ein Inkassounternehmen wirklich ist

Ein Inkassounternehmen treibt offene Forderungen ein – entweder als Inkassomandatar (Gläubiger bleibt Forderungsinhaber, Inkasso handelt in dessen Auftrag) oder nach Forderungskauf (Factoring/Abtretung nach §§ 398 ff. BGB – das Inkassounternehmen wird selbst neuer Gläubiger und muss die Abtretung auf Verlangen nachweisen, § 410 BGB). Typische Auftraggeber: Online-Shops, Mobilfunkanbieter, Fitnessstudios.

Im Kern ist ein Inkassobüro ein hochspezialisiertes Schreibbüro: Es ist darauf ausgelegt, sehr viele Fälle gleichzeitig und weitgehend automatisiert zu bearbeiten – also Mahnungen zu verschicken, an Zahlungen zu erinnern und den Zahlungseingang zu überwachen. Es ist ein nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) registrierter Dienstleister, aber keine Behörde und kein Gericht.

Warum Gläubiger überhaupt Inkasso beauftragen

Für viele Unternehmen ist das konsequente Nachhalten offener Rechnungen neben dem Tagesgeschäft schwierig. Mahnungen schreiben, Fristen überwachen, nachfassen – das kostet Zeit und Personal. Genau diese standardisierte Massenarbeit lagern Gläubiger an Inkassodienstleister aus.

Das erklärt auch den Ton vieler Schreiben: Sie sind aus Textbausteinen zusammengesetzt und sollen möglichst schnell zu einer Zahlung führen. Eine bedrohliche Formulierung bedeutet aber nicht, dass dir tatsächlich unmittelbar etwas droht.

Was ein Inkassounternehmen darf

Im erlaubten Rahmen darf ein Inkassobüro:

• •dich schriftlich, per E-Mail oder telefonisch zu sachlichen Zeiten kontaktieren und an die Forderung erinnern,
• •eine berechtigte Forderung samt zulässiger Verzugskosten geltend machen,
• •dir eine Ratenzahlung oder einen Vergleich anbieten,
• •die Forderung – wenn du nicht zahlst – gerichtlich geltend machen, also ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage anstrengen.

Die Höhe der Inkassokosten ist dabei gedeckelt und orientiert sich an den gesetzlichen Anwaltsgebühren. Überhöhte Gebühren musst du nicht hinnehmen.

Was ein Inkassounternehmen NICHT darf

Hier liegt der entscheidende Punkt: Ein Inkassounternehmen darf nichts erzwingen. Es darf insbesondere nicht:

• •dein Konto, dein Gehalt oder dein Eigentum pfänden,
• •deine Wohnung betreten oder Gegenstände mitnehmen,
• •unangekündigt „zur Eintreibung" bei dir zu Hause oder am Arbeitsplatz auftauchen, um Druck aufzubauen,
• •dich öffentlich bloßstellen oder bei Nachbarn, Familie oder Arbeitgeber über die Schuld sprechen,
• •mit rechtswidrigen Konsequenzen drohen (z. B. einem SCHUFA-Eintrag ohne gesetzliche Grundlage oder mit „Haft"),
• •dich durch Einschüchterung oder Nötigung zur Zahlung zwingen.

Eine Mahnung ist keine Zwangsvollstreckung

Damit aus einer Forderung tatsächlich eine Pfändung werden kann, muss sie einen langen Weg gehen. Vereinfacht sieht er so aus:

• •1. Offene Forderung des Gläubigers.
• •2. Außergerichtliche Mahnung – hier wird das Inkassounternehmen tätig.
• •3. Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage, falls du nicht zahlst und nicht widersprichst.
• •4. Vollstreckungstitel (z. B. Vollstreckungsbescheid oder Urteil) durch das Gericht.
• •5. Erst jetzt kann ein Gerichtsvollzieher vollstrecken.

Ein Inkassoschreiben steht auf Stufe 2. Es hat für sich genommen keine vollstreckbare Wirkung – egal wie dringend es klingt. Wichtig ist allerdings, einem gerichtlichen Mahnbescheid fristgerecht zu widersprechen, wenn die Forderung nicht berechtigt ist.

Was du jetzt tun kannst

• •Ruhig bleiben – ein Schreiben ist noch kein Urteil.
• •Prüfen, ob die Forderung überhaupt berechtigt ist (kennst du den Vertrag? stimmt der Betrag?).
• •Prüfen, ob die Forderung womöglich schon verjährt ist.
• •Die Inkassokosten auf ihre Zulässigkeit prüfen.
• •Nichts vorschnell zahlen und die Forderung nicht unüberlegt anerkennen – beides kann eine verjährte Forderung wiederbeleben.
• •Im Zweifel schriftlich und sachlich reagieren bzw. der Forderung widersprechen.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Ein typischer Fall: Was wirklich passiert

Maria K. findet in ihrem Briefkasten ein Schreiben von ForMax Inkasso GmbH. Es geht um eine unbezahlte Streaming-Rechnung von 29,00 €. Sie erinnert sich: Sie hat den Vertrag tatsächlich abgeschlossen, aber nach drei Mahnungen nie bezahlt. Jetzt fordert ForMax zusätzlich 28,35 € Inkassogebühren.

Was ist erlaubt? ForMax darf als registrierter Inkassodienstleister (prüfbar im Rechtsdienstleistungsregister) schriftlich mahnen und die Forderung geltend machen. Bei einer unbestrittenen Kleinforderung bis 50 € greift die Sonderregel des § 13 Abs. 2 RVG: Die 1,0-Gebühr ist auf 31,50 € gedeckelt, der Regelfall-Satz 0,9 ergibt also 28,35 € – das ist korrekt, sofern Maria tatsächlich in Verzug war. (Ohne diese Deckelung läge die Stufe bis 500 € bei 51,50 €; das wäre hier zu hoch angesetzt.) Was ForMax hingegen nicht darf: ihr Konto sperren, einen Gerichtsvollzieher schicken oder mit Haft drohen. Das wäre erst nach einem Vollstreckungstitel möglich.

Die drei häufigsten Missverständnisse

• •„Der Brief kommt von meiner Bank" – Nein. Inkassounternehmen sind private Dienstleister, keine staatlichen Stellen und keine Banken. Auch wenn das Schreiben offiziell wirkt: Es kommt von einem Privatunternehmen ohne hoheitliche Befugnisse.
• •„Ich muss sofort alles zahlen" – Nein. Typische Fristen im Inkassoschreiben betragen 14 bis 30 Tage. In dieser Zeit kannst und solltest du prüfen, ob die Forderung berechtigt, die Höhe korrekt und die Forderung nicht verjährt ist. Erst danach sollte eine Entscheidung fallen.
• •„Die können mein Konto sperren" – Nein. Ein Inkassounternehmen hat keinerlei Befugnis zur Kontosperrung oder Pfändung. Das kann ausschließlich ein Gerichtsvollzieher tun – und erst nach einem rechtskräftigen Vollstreckungstitel.

Was wenn das Inkasso selbst Fehler macht?

Inkassounternehmen machen Fehler – und das häufiger als viele denken. Typische Verstöße gegen geltendes Recht:

• •Fehlende Pflichtangaben nach § 11a RDG: Das Schreiben enthält nicht alle fünf Pflichtangaben (Auftraggeber, Forderungsgrund, Zinsen, Gebührenberechnung, Abtretungsdetails). Folge: Inkassogebühren können nicht erstattungsfähig sein.
• •Falscher Gebührensatz: Das Inkassounternehmen setzt Faktor 1,3 an, obwohl seit der Reform 2021 als Regelfall 0,9 zulässig ist (§ 13e RDG). 1,3 ist nur bei besonders schwierigen/umfangreichen Fällen erlaubt.
• •Unzulässige Drohungen: Androhung von Pfändung ohne Titel, Ankündigung von Hausbesuchen, Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber zur Druckausübung.

Was darf Inkasso – was nicht?